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RH / Dossier individuel de l'agent

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RH / Dossier individuel de l'agent

Message  efe le 4/2/2012, 19:38

Mise en ligne 03/02/2012 (note en ligne)

L’essentiel à retenir
La tenue d’un dossier individuel pour chaque agent de Pôle emploi répond à une exigence de gestion.

Le dossier individuel contient, de manière générale, l’ensemble des pièces intéressant la situation administrative de l’agent et essentielles au suivi de sa carrière, depuis son recrutement jusqu’à la fin de ses fonctions.
Certains documents sont proscrits et ne doivent jamais figurer dans le dossier individuel : ce sont ceux qui font état des opinions politiques, philosophiques, syndicales ou religieuses de l’intéressé, qui ont trait à la vie privée ou qui sont couverts par le secret médical.
Le Directeur d’Etablissement est garant de la bonne tenue des dossiers individuels.

Pour les agents de droit public, les pièces composant le dossier doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il est recomma/ndé de suivre cette méthode pour les agents de droit privé.
/
Les agents bénéficient d’un droit d’accès à leur dossier individuel.


Extraits de l'Instruction 2012 18 du 25/01/2012 qui remplace l’instruction PJ n°459 du 05/05/98 du 5 mai 1998 relative au dossier individuel de l’agent


1 –LES DOCUMENTS A INSERER DANS LE DOSSIER INDIVIDUEL

La liste figurant ci-dessous est donnée à titre indicatif. Elle ne présente pas un caractère exhaustif.

Administratif
Photocopie de la carte Vitale
Photocopie de l’attestation de Sécurité sociale
Photocopie de la carte d’identité (et photocopie de permis de conduire si nécessaire)
R.I.B.
Titre de séjour et autorisation de travail du ressortissant étranger
Notification de changement d'adresse
Certificats de scolarité pour les enfants
Documents relatifs à la situation du conjoint (pour le Supplément Familial de Traitement des agents
publics)
Photocopie de la carte et du contrat d’abonnement de transport en commun
Contrat de travail (les contrats de travail successifs si l’embauche fait suite à un ou plusieurs contrats
de travail temporaire)
Courriers entre l’agent et l’employeur, demandes diverses
Document attestant l’immatriculation de l’agent auprès des différents organismes sociaux
Déclaration préalable à l’embauche
Documents liés à la mutuelle et prévoyance (bulletin d’adhésion signé par l’agent…)
Attestation de remise de la Convention Collective de Pôle emploi (agents de droit privé)
Attestation de remise des notices mutuelle et prévoyance signée par l’agent

Carrière
CV, lettre de motivation, diplômes
Décisions relatives à la période de stage (agents publics)
Fiche de poste
Avenants de promotion, décisions d’augmentation individuelle (salariés de droit privé)
Notifications individuelles d'avancement, d'inscription sur liste de promotion, décisions de promotion,
d'avancement accéléré ou d'accès à la carrière exceptionnelle (agents publics)
Comptes-rendus des entretiens professionnels
Avenants conclus (agents de droit privé) ou décisions prises (agents publics) en cas de mobilité
géographique ou professionnelle
Correspondances entre l’agent et l’employeur

Temps de travail
Demandes de modification de temps de travail adressé par l’agent
Demandes de congés de longue durée (ex. congé sans solde, congé de mise en disponibilité, congé
pour convenance personnelle …)
Courriers de réponse de l’employeur
Avenants au contrat de travail
Décisions d’octroi du congé

Situation médicale
Arrêts de travail initiaux et de prolongation
Avis médicaux concernant l’aptitude de l’agent (visite d’embauche, visite périodique, visite de reprise
etc)
Avis de classement en invalidité (si transmis par l’agent)
Attestation de reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (si transmise par l’agent)
Déclarations d’accident du travail ou de trajet (pour les agents publics, décisions d'imputabilité au
service, ou de rejet)
Décision d’octroi du congé « grave maladie » (agents publics)

Cumul d’activité
Demandes d’autorisation de cumul d’activité
Courriers de réponse de l’employeur
Le cas échéant, pièces relatives à la saisine de la Commission de déontologie (agents publics)

Formation
Attestations de présence à la formation
Demandes de DIF et réponses de l’employeur
Demandes de CIF (agents de droit privé) et réponses de l’employeur
Demandes de CFP (agents publics) et réponses de l’employeur

Discipline
Pièces de procédure (ex : courriers de convocation à un entretien préalable, rapports, observations
écrites de l’agent)
Courrier de notification de la sanction

RAPPEL :
Sans préjudice des dispositions légales en matière d’amnistie, les salariés de droit privé bénéficient
d’une amnistie de plein droit après 12 mois pour l’ avertissement, le blâme, la mise a pied disciplinaire

si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. Toute référence à ces sanctions est retirée du dossier de l’agent au terme de ce délai d’un an.

S’agissant des agents publics, la sanction disciplinaire de l'avertissement ne doit pas être versée au dossier. La sanction du blâme est quant à elle effacée automatiquement après 3 ans si aucune autre sanction n'est intervenue pendant cette période. Toute référence à cette sanction doit être retirée du dossier de l’agent au terme de ce délai.

Rupture du contrat de travail
Document formalisant la rupture du contrat (décision de fin de fonctions pour les agents publics,
notification du licenciement, courrier de démission, courrier de départ à la retraite …)
Certificat de travail
Reçu pour solde de tout compte (agents de droit privé)


2 – LES DOCUMENTS QUI NE DOIVENT PAS FIGURER DANS LE DOSSIER INDIVIDUEL
Sont proscrits les documents suivants :
- les documents faisant état des opinions ou des activités politiques, philosophiques, syndicales ou
religieuses de l'intéressé,
- les informations relatives à la vie privée, à l’exception de celles transmises par l’agent et nécessaires
aux services gestionnaires (pour le Supplément Familial de Traitement par exemple),
- les informations couvertes par le secret médical : comptes-rendus d'expertise, examens divers (ces
documents doivent demeurer sous la garde du médecin du travail ou du médecin de prévention),
- les sanctions qui, conformément aux règles législatives, réglementaires ou conventionnelles sont
effacées
- les mesures effacées par une loi d’amnistie

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  cheese cake le 4/2/2012, 21:04

j'ai vu, je m'inquiètes beaucoup ! entre ce qui est "légal" et les petits mots pourris de ta hiérarchie ... façon post-it qui se détruit vite si besoin ! Chris, viens soutenir ma paranoïa !!!!!!!!!!!!!
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  pingouin le 5/2/2012, 09:16

Rien de nouveau pour les publics ou ex publics.
Et les privés devaient déjà avoir un truc du genre. C'est chez eux par contre qu'il y a des trucs marrants en général...

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  IDEFIX le 5/2/2012, 13:47

Perso, ça ne me choque pas... il me semble que je devais déjà avoir un dossier équivalent chez mes employeurs d'avant l'ANPE/pôle emploi !

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  chris le 5/2/2012, 17:24

C'etait déjà le cas du temps de l'ANPE ce type de dossier.
Mon petit doigt me dit (mais d'autres sources aussi) qu'il existe une partie "secrète" dans ce type de dossier avec d'autres éléments pas très légaux.

Mais rien de nouveau dans tout celà...

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  Rio le 5/2/2012, 19:36

Tu veux dire que dans mon dossier, il doit être écrit "sexy" ou "la crème de la crème des conseillers" ? Cool Laughing
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  chris le 5/2/2012, 20:29

J'osais pas le dire Rio car je sais que tu es très modeste Wink

Par contre, je soupçonne que pour moi il soit marqué quelque part (au moins avec un code): "gron con ou cailloux dans la chaussure" lol!

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  efe le 5/2/2012, 22:30



et moi c'est "grande gueule" Laughing Laughing

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  fatjak le 5/2/2012, 22:49

Si c'est un club, je dois en faire parti aussi geek
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  Rio le 6/2/2012, 18:51

chris2962 a écrit:J'osais pas le dire Rio car je sais que tu es très modeste Wink

Mais non, tu sais que je plaisante Smile
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  chris le 6/2/2012, 19:42

Pas de soucis, j'avais compris.
Je t'intègre dans notre club des cancres lol!

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  reve le 6/2/2012, 19:51

dans mon agence chaque agent à son dossier perso et y a accès quand il le souhaite
dans ce dossier ce trouve tous tes arrêts maladie, ton dossier congés maternité, tes feuilles snu pour ma part
je suis ex anpe
BONNE SOIR2E
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  chris le 6/2/2012, 20:10

En fait, ce n'est pas de ce dossier là qui se trouve dans l'agence locale où on trouve également la liste des personnes à prévenir en cas d'incident ou d'accident mais du dossier qui se trouve dans les services R.H à la D.R

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  cheese cake le 6/2/2012, 20:16

et dans les DR, il doit y en avoir des "perles' !!!
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  tibou le 6/2/2012, 20:20

Des collègues m'ont raconté que lors de défenses de salariés, ils demandaient l'accès au dossier de l'agent; ils y allaient avec un huissier car c'est obligatoirement numéroté et, à chaque coup, il manquait des pages; vu qu'il faut faire la demande au préalable, ça leur laisse le temps d'expurger les éléments compromettants. Malgré le constat d'huissier, jamais de trace des pages manquantes.
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  chris le 6/2/2012, 20:49

ça alors !
On nous aurait menti ? lol!

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  cheese cake le 6/2/2012, 21:24

m'enfin mon chrisou, encore une parano? pourtant tout est si beau chez popol !
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  chris le 6/2/2012, 21:51

oui, je dois avoir un problème de chercher toujours la petite bête alors que tout est aussi merveilleux lol!

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  reve le 7/2/2012, 18:11

chris2962 a écrit:En fait, ce n'est pas de ce dossier là qui se trouve dans l'agence locale où on trouve également la liste des personnes à prévenir en cas d'incident ou d'accident mais du dossier qui se trouve dans les services R.H à la D.R

pig
a ok lol!
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  reve le 8/2/2012, 14:15

coucou
jvais voir sur l'intranet
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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  efe le 8/2/2012, 15:08

j'ai fusionné les 2 sujets, tout le monde s'emballait sur l'autre alors qu'il renvoyait sur celui ci pour les échanges Embarassed Embarassed

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AMNISTIE SANCTION

Message  casserole le 30/3/2012, 18:32

Bonjour, si une sanction type blame a été reçue sous statut 2003 début 2011 est-elle amnistiée de plein droit lorsque en 2012 nous sommes sous statut privé ?

Merci de vos réponses

casserole

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  fifi_72 le 30/3/2012, 19:46

Bonjour Casserole

As-tu posé la question auprès d'un syndicat ?

C'est une question épineuse vu que tu as changé de statut ! je connais des DP, je peux leur poser la question si tu veux, mais ça ne sera pas avant la semaine prochaine week-end oblige !

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AMNISTIE DE SANCTION

Message  casserole le 31/3/2012, 06:37

Bonjour, merci je veux bien si tu peux te renseigner, de mon coté je n'arrive pas à avoir de réponse, à très bientot

casserole

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

Message  efe le 31/3/2012, 08:50

casserole a écrit: à très bientot

Shocked Shocked une incursion, une question et au revoir Embarassed

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Re: RH / Dossier individuel de l'agent

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